Contrôle fiscal des comptabilités informatisées Les 3 règles d'or du FEC : anticiper, vérifier, exploiter

Suite à la conférence organisée par BDO en partenariat avec l'APDC et animée par Jean-Marc Allouët, associé BDO, le 19 mai dernier, sur les résultats d'une étude consacrée aux retours d'expérience des entreprises 2 ans après la mise en place du fichier des écritures comptables, voici les principaux enseignements en ressortant.

Ne pas attendre un contrôle fiscal pour vérifier que l'entreprise est bien en mesure de produire un FEC conforme aux exigences techniques édictées par l'administration fiscale est a priori un principe évident et pourtant, sur les 350 entreprises ayant répondu à l'enquête, 33 % n'avait pas encore, au 3e trimestre 2015, produit de FEC. Un certain nombre d'entreprises risquent donc d'avoir de mauvaises surprises si elles se trouvent dans l'obligation de produire un FEC dans un délai court (en général, deux semaines) suite à une notification de contrôle fiscal alors qu'elles n'auraient effectué aucun test préalable. Les filiales françaises de groupes étrangers sont à cet égard les plus en retard, car il est plus difficile de convaincre les têtes de groupes étrangers de consacrer un budget en réponse à une obligation fiscale française.

Anticiper - La « fabrication » d'un FEC conforme aux exigences de l'administration fiscale peut comporter des points techniques à résoudre, notamment lorsque des opérations de migrations comptables d'un système vers un autre ou des opérations de restructuration se sont produites en cours d'exercice, ou encore en présence d'un système de facturation externalisée.

Si les problèmes techniques les plus fréquemment rencontrés par les entreprises qui ont répondu à l'enquête sont liés au respect du format du FEC (41 %) ou à la séquentialité des numéros d'écritures (36 %) ou à l'intégration des à-nouveau (34 %), ces résultats sont inversement proportionnels aux travaux à réaliser.

Ces types de problèmes peuvent, en effet, s'avérer plus faciles à résoudre que d'autres difficultés ou anomalies négligées à tort alors qu'elles sont source de questionnement de la part de l'administration fiscale car elles obèrent le caractère probant du FEC produit et remis à l'administration :

-les anomalies de cadrage entre la balance générale et le FEC ou bien entre le FEC et la liasse fiscale. Elles constituent respectivement 12 % et 11 % des difficultés rencontrées par les entreprises lors de la fabrication du FEC. En l'état actuel des textes, ce contrôle de cohérence répond aux exigences du contrôle interne de l'entreprise. Des contextes spécifiques peuvent être à l'origine de tels écarts, dans ce cas des tableaux de cadrage sont nécessaires ;

-la reprise de la balance générale (et non des écritures détaillées) lors des migrations d'application en cours d'exercice (9 %). Il s'agit d'une situation autorisant la remise de 2 FEC, l'un comprenant les écritures détaillées du début de l'exercice à la date de migration et le second de la date de migration à la date de clôture. Une nouvelle fois, les travaux de réconciliation et de cadrage doivent être préparés et documentés ;

-les difficultés issues d'opérations de restructuration (écritures agrégées, plans de comptes différents…) (7%). Celles-ci nécessitent souvent des analyses, notamment lorsque l'opération concerne un exercice fiscal antérieur et que les modalités de reprise sont insuffisamment documentées ;

-en cas de facturation externalisée (2 %). Quelle que soit l'organisation comptable, l'entreprise demeure responsable de produire le détail de ces écritures. Il est vivement recommandé de prévoir contractuellement la remise du détail des opérations a minima dans un format FEC et ceci sans attendre une notification de contrôle fiscal.

La notice accompagnant le FEC est importante - L'obligation comprend la remise du FEC et de sa notice de description. Selon le contexte, cette notice peut être réduite à sa plus simple expression ou comprendre des éléments détaillés tels que la description des travaux et toute information permettant d'appréhender le FEC. La remise du FEC et de sa notice s'effectue au 1er rendez-vous avec le vérificateur. Cette notice permet d'apporter des éclairages à certaines situations posant les bases d'un dialogue constructif.

Les tolérances administratives sont closes - Il est d'autant plus important d'anticiper ces difficultés que les tolérances de l'administration fiscale dont les entreprises ont pu bénéficier pendant ces deux premières années de mise en place du FEC ont pris fin. La bienveillance dont les services vérificateurs ont pu faire preuve ne s'applique plus désormais.

Tester le FEC - Plus globalement, on ne peut que recommander aux entreprises de tester leur(s) FEC en amont, en utilisant l'outil proposé par l'administration fiscale « Test compta Demat » (http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec). Attention, néanmoins, ce test permet de vérifier la validité formelle du FEC, c'est-à-dire le contenant, mais pas son contenu ni la cohérence ni la régularité ou le caractère probant de ce dernier (la validité du contenu résultant notamment des cadrages et analyses évoqués précédemment).

Vérifier le contenu - Au-delà du format technique, l'analyse du contenu du FEC doit être menée. Les contrôles de base doivent être réalisés et documentés.

Exploiter - Notons qu'en interne, au sein des entreprises, le contrôle qualité du FEC tout comme sa production sont un travail d'équipe fédérant des services comptables et financiers, des services informatiques qui doivent être associés à ces opérations et, le cas échéant, des directions fiscales. Il est également nécessaire d'archiver les FEC générés au titre des exercices successifs afin de pouvoir les remettre en cas de demande de l'administration fiscale.

Saisir les opportunités offertes par le FEC - Les entreprises ont tout intérêt à profiter des avantages de cette contrainte fiscale. Le FEC peut en effet constituer un précieux outil de contrôle interne, grâce au data mining. Les croisements de données qu'il permet peuvent par exemple permettre de vérifier la correcte application des principes comptables ou de détecter des anomalies, voire des fraudes ainsi que d'identifier des atypismes au sein d'une entreprise cible.

En définitive, fabriquer un FEC conforme techniquement est possible et de nombreuses entreprises le réalisent. Le FEC constitue une opportunité majeure de renforcer le contrôle interne, d'améliorer la qualité de l'information comptable et de s'assurer de la valeur probante de sa comptabilité : un retour sur investissement en quelque sorte !

Conférence BDO-APDC du 19 mai 2016, étude BDO/APDC « FEC deux ans après : retour d'expérience de 350 entreprises» ; http://www.bdo.fr ; http://www.apdc-france.fr